je nutné používat vhodný formát
například formáty OOXML a ODF jsou vhodné pro editovatelnou formu dokumentu, ale při použití různých implementací negarantují identický vizuální vzhled dokumentu (na to lze použít například formát PDF)
jednotlivé skupiny uživatelů by si měly definovat profily standardizovaných formátů
profil = podmnožina standardního formátu
většina formátů kancelářských dokumentů dovoluje vkládání obrázků v libovolném formátu nebo přímo objektů z externích aplikací
pro zlepšení interoperability je vhodné definovat grafické formáty, písma, atp., které je v dokumentech možné používat